Productiviteit: minimaliseer je aantal wisselingen per dag

Je productiviteit verhogen doe je door te focussen.
Maar… focus. Wat is dat eigenlijk?

Ik vind het mega-interessant hoe ons brein werkt en ik heb me de afgelopen jaren flink verdiept in neuropsychologie. Die wetenschappelijke kennis vertaal ik vervolgens graag naar de praktijk – en dan met name op het gebied van ondernemerschap en marketing. Wie zoiets ook doet is Mark Tigchelaar. Alleen heeft Mark nog veeeel meer kennis van neuropsychologie dan dat ik heb. Hij is er namelijk in afgestudeerd. En daarom bracht Mark in 2019 – met onder andere kennis uit zijn studietijd – het boek ‘Focus aan/uit’ uit.

Hij omschrijft focus als: ‘datgene wat je doet om structureel meer gedaan te krijgen’. Met als doel: kunnen pieken met je productiviteit wanneer de situatie daarom vraagt.

De basis: snappen hoe je hoofd werkt

Het menselijk brein bestaat uit een aantal ‘losse delen’. Zo heb je de linker hersenhelft; de rechter hersenhelft; de prefrontale cortex en het limbische systeem. En er zijn nog veel meer hersendelen te benoemen. De namen hiervan mag je allemaal snel vergeten. Wat je wél moet onthouden is dat elk hersendeel een eigen functie heeft. Als je je op een bepaalde taak richt, is meestal maar één hersenhelft dominant actief. Zo is de linker hersenhelft meer van het analytische en rationele, terwijl de rechter hersenhelft vooral creatief en vindingrijk is.

Om je productiviteit te maximaliseren tijdens het uitvoeren van een taak, heeft Mark het over een focus flow curve. In die focus flow curve kost het opstarten van een taak je de meeste inspanning, zoals een vliegtuig bij het opstijgen 40% van de brandstof al verbruikt. Denk maar eens aan je eigen praktijk: wil je een boek gaan lezen, dan kost je dat vaak enkele minuten om ‘erin te komen’. Of als je een excelbestand moet aanpassen. Of wanneer je een blog gaat schrijven. In die eerste minuten kost het je dus de meeste inspanning, maar als je er eenmaal in zit, dan kost het je veel minder (weinig) inspanning en is je productiviteit enorm hoog.

Maar nu komt het: op het moment dat jij in die flow zit, met weinig inspanning en maximale productiviteit… en je ontvangt een appje waarvan je denkt ‘Oh, die kan ik nu meteen wel even beantwoorden’, haal jij jezelf dus uit die flow. En dat komt je productiviteit niet ten goede, want dat betekent dat je opnieuw door de startfase heen moet waarin je 40% van je ‘brandstof’ verbruikt. Waardoor je op een dag dus veel sneller uitgeput zal raken.

Bron: Mark Tigchelaar

Stress minimaliseren

Niet alleen je productiviteit wordt benadeeld wanneer je van taak wisselt door bijvoorbeeld een appje ‘even snel’ en tussendoor te beantwoorden. Ook je hersenen én je lichaam worden negatief beïnvloed.

Elke keer wanneer je wisselt met je aandacht, worden je hersenen in tweeën geknipt. Dit wordt ook wel het ‘aandachtsresidu’ genoemd.

Bron: Mark Tigchelaar

We blijven – met betrekking tot een goed voorbeeld – even bij dat appje. Je bent met een taak bezig, maar je denk ‘Ach, ik beantwoord deze app wel even snel tussendoor’. Een deel van je hoofd gaat dan bezig met het beantwoorden van het appje, terwijl het andere deel van je hersenen nog moet loskomen van de oorspronkelijke taak waar je mee bezig was. En als je vervolgens weer terug gaat naar de taak waar je mee bezig was, dan gebeurt er hetzelfde: een deel van je hersenen moet nog loskomen van het appje, terwijl het andere deel van je hersenen weer opnieuw in die taak moet komen. Concreet betekent dit, volgens de (wetenschappelijke) kennis waar Mark over bezit, dat je IQ op zo’n moment 10 punten lager is dan normaal. Ter vergelijking: als je een hele nacht niet geslapen hebt, ervaar je zo’n zelfde IQ-daling.

Als je IQ daalt heeft dat als effect dat je trager bent in je werk. Je hebt meer tijd nodig om dingen gedaan te krijgen. En daarbovenop maak je ook meer fouten. Meer typfouten. Of je maakt makkelijker verkeerde beslissingen.

En als topping op al die negatieve effecten, maken je hersenen het stresshormoon ‘cortisol’ aan wanneer je wisselt met je aandacht. Het verraderlijke is echter dat bij het starten van een nieuwe taak ook het hormoon ‘dopamine’ vrijkomt (gelukshormoon). Die dopamine maskeert eigenlijk de cortisol, waardoor je de stress niet voelt. Je lichaam ervaart dus stress en je put ongemerkt je hersenen uit, terwijl je dit niet bewust meekrijgt.

Taken batchen

Je hoort de laatste tijd misschien veel (kennis)ondernemers over ‘taken batchen‘. Dit betekent eigenlijk niets anders dan werkzaamheden clusteren. Misschien denk je nu aan bijvoorbeeld een ochtend inkaderen voor content-creatie en een middag voor onderhoud van je website, of voor het uitwerken van een nieuwe dienst – of iets dergelijks. Taken batchen gaat nóg verder dan dat: het gaat erom dat je een paar dagen in het jaar aanwijst als dagen waarop je een clusteractiviteit uitvoert.

Wanneer je dit doet kun je enorm ver vooruit werken. Ga daar slim mee om. Zo kun je bijvoorbeeld in twee dagen alle podcast-afleveringen opnemen die je een kwartaal lang elke week live kunt zetten. Of schrijf 10 blogs per dag over een periode van 3 dagen, die je vervolgens de hele maand vooruit kunt plannen. Ik kan je vertellen: dit werkt heer-lijk. En lukt het even niet? Straf jezelf dan ook niet meteen. Je kunt het namelijk altijd weer oppakken.

Structuur aanbrengen in je agenda kan je enorm helpen om productief of productiever te werk gaan.

Waak voor deze 4 concentratielekken

Ok, je weet nu dus dat structuur aanbrengen je productiviteit verhoogt. Maar hoe zorg je er nou voor dat je niet afgeleid wordt tijdens het uitvoeren van je taken? Volgens Mark Tigchelaar zijn er 4 concentratielekken waar je voor moet waken. Dat zijn de volgende 4:

      1. Te weinig engagement (als iets te saai is – bijvoorbeeld als iemand heel langzaam of monotoom praat, dan ben je al heel snel afgeleid)
      2. Te weinig energie (als je te weinig brandstof hebt – m.b.t. vermogen om nog te kunnen focussen en lichamelijke energie na voldoende slaap)
      3. Te veel interne prikkels (een te vol gevoel in je hoofd – als je heel veel taken in je hoofd blijft vasthouden)
      4. Te veel externe prikkels (denk aan de appjes, e-mails, vrienden om je heen, et cetera)

Wat je dus eigenlijk wilt is je energie en je engagement verhogen en afleidingen verlagen.

En remember… elke keer als je wisselt met je aandacht, betaal je daar dus een prijs voor. Het spel is om die wisselingen te minimaliseren.

Geef een reactie

*